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HR Projektmanagement im Gesundheitssektor: SAGE HR Suite Plus in 18 Monaten implementiert

HR Projektmanagement im Gesundheitssektor: SAGE HR Suite Plus in 18 Monaten implementiert

HR Projektmanagement im Gesundheitssektor: SAGE HR Suite Plus in 18 Monaten implementiert

Eine SAGE HR Suite Plus Implementierung gelingt, wenn Projektsteuerung, Prozesse und Befähigung des Teams ineinandergreifen. In diesem Projekt übernahmen wir das HR-Projektmanagement im Healthcare-Umfeld und führten den HR-Softwarewechsel von DATEV zu SAGE HR Suite Plus so durch, dass Standards entstehen und HR im Alltag verlässlich arbeiten kann.

Daten & Fakten

  • Rolle: Senior HR Project Manager

  • Branche: Healthcare

  • Unternehmensgröße: > 1.500 Mitarbeitende

  • Projektdauer: 18 Monate

  • Einsatz: 3 – 5 Tage pro Woche

Ausgangslage

Starkes Wachstum und strategische Zukäufe erhöhten die Anforderungen an HR-Strukturen und Systeme. Gleichzeitig reichte das bestehende Setup mit DATEV nicht mehr aus, sodass der Kunde eine neue HR-Software einführen wollte: SAGE HR Suite Plus.

Die Zielsetzung

Ziel war mehr als ein Systemwechsel. Der Kunde wollte HR-Prozesse transparent beschreiben, Standards etablieren und das Team so aufstellen, dass es die Lösung nach dem Go-live sicher betreibt. Im Kern ging es also um eine HR-Softwareeinführung im Gesundheitswesen, die Prozesse und Zusammenarbeit sichtbar verbessert – nicht nur die Technik.

Vorgehen & Umsetzung

Zielsetzung der SAGE HR Suite Plus Implementierung

Ziel war mehr als ein Systemwechsel. Der Kunde wollte HR-Prozesse transparent beschreiben, Standards etablieren und das Team so aufstellen, dass es die Lösung nach dem Go-live sicher betreibt. Im Kern ging es also um eine HR-Softwareeinführung im Gesundheitswesen, die Prozesse und Zusammenarbeit sichtbar verbessert – nicht nur die Technik.

HR-Projektmanagement aufsetzen und agil steuern

Eine saubere Steuerung machte den Unterschied: Mit Scrum- und Kanban-Elementen strukturierten wir Arbeitspakete, priorisierten Anforderungen und hielten Entscheidungen kurz. So konnte das Team flexibel auf neue Rahmenbedingungen reagieren, ohne die Linie zu verlieren.

Richtlinien und Prozessbeschreibungen standardisieren

Parallel zur Systemarbeit erstellten wir Richtlinien und Prozessbeschreibungen für HR und das Mitarbeiterportal. Auf diese Weise verankerten wir Standards, die unabhängig von Personen funktionieren und die tägliche Arbeit in HR spürbar vereinfachen.

Qualität sichern: Lessons Learned fest etablieren

Regelmäßige Lessons-Learned-Sessions sorgten für einen klaren Lernzyklus. Was gut lief, skalierten wir; was bremste, änderten wir frühzeitig – und zwar bevor es im Rollout teuer wird.

HR-Team trainieren und Führung gezielt stärken

Damit die Lösung im Betrieb trägt, schulten wir das HR-Team im Umgang mit SAGE und den neuen Abläufen. Zusätzlich coachten wir die HR-Leitung, sodass HR intern sichtbarer wird und Entscheidungen schneller sowie konsistenter trifft.

Ergebnisse

Projektmanagement verankert: HR steuert die Umsetzung strukturiert und nutzt agile Elemente für Transparenz und Tempo.

Standards geschaffen: Richtlinien und Prozessbeschreibungen sorgen für einheitliche HR-Arbeit und ein belastbares Portal-Setup.

SAGE HR Suite Plus umgesetzt: Module wurden implementiert und in Betrieb genommen; das HR-Team ist für Nutzung und Betrieb befähigt.

Team und Führung gestärkt: HR-Team neu ausgerichtet und HR-Leitung gecoacht, damit HR wirksamer agiert.

Fazit

Eine SAGE HR Suite Plus Implementierung wird dann erfolgreich, wenn sie Prozess-Standardisierung, Team-Befähigung und konsequente Steuerung verbindet. Genau dadurch konnte der Kunde den Systemwechsel von DATEV zu SAGE umsetzen und gleichzeitig eine HR-Struktur etablieren, die mit Wachstum und Zukäufen Schritt hält.

Wenn Sie eine HR-Software einführen, Prozesse standardisieren oder Ihr HR-Projektmanagement stärken möchten, dann sprechen Sie mit uns:

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Weitere Projekte

HR-Wissensdatenbank & Prozess-Standardisierung: HR-Prozesse in Confluence zentral dokumentieren

HR-Wissensdatenbank & Prozess-Standardisierung: HR-Prozesse in Confluence zentral dokumentieren

HR-Wissensdatenbank & Prozess-Standardisierung: HR-Prozesse in Confluence zentral dokumentieren

Eine HR Wissensdatenbank schafft Stabilität, wenn HR-Wissen verteilt ist und Prozesse je nach Person unterschiedlich laufen. In diesem Projekt führten wir eine Confluence Wissensdatenbank („Persopedia“) ein und standardisierten HR-Prozesse, sodass Mitarbeitende schneller Antworten finden und HR einheitlicher arbeitet.

Daten & Fakten

  • Rolle: Senior HR Consultant

  • Branche: Mediengruppe

  • Unternehmensgröße: > 15.000 Mitarbeitende

  • Projektdauer: 9 Monate

  • Einsatz: 3 Tage pro Woche

Ausgangslage

Viele HR-Informationen lagen dezentral vor – teilweise in Dateien, teilweise in E-Mails und häufig nur im Kopf einzelner Mitarbeitender. Dadurch kostete Einarbeitung Zeit, Rückfragen häuften sich, und Prozesse liefen nicht immer gleich ab. Genau deshalb brauchte die Organisation eine HR Knowledge Base und klare Standards. 

Die Zielsetzung

Im Fokus stand eine zentrale, leicht nutzbare HR Prozessdatenbank, die Wissen bündelt und HR-Prozesse verbindlich beschreibt. Gleichzeitig sollte das Projekt ein praktikables HR-Prozessmanagement aufbauen – inklusive Vorlagen, Standards, Richtlinien und Checklisten, damit HR schnell, konsistent und nachvollziehbar arbeitet.

Vorgehen & Umsetzung

HR-Prozessmanagement aufsetzen und Standards definieren

Den Start bildete eine klare Struktur für HR-Prozesse. Dafür entwickelten wir Dokumentationsvorlagen, definierten Mindeststandards und legten fest, wie Prozesse künftig beschrieben, geprüft und aktualisiert werden.

Confluence Wissensdatenbank „Persopedia“ konzipieren und aufbauen

Anschließend konzipierten wir die HR Wissensdatenbank als zentrale Plattform in Confluence und setzten die Informationsarchitektur so auf, dass Nutzer Inhalte schnell finden. Navigation, Rollenrechte und Seitenlogik richteten wir auf typische HR-Fragen aus.

Richtlinien, Checklisten und HR-Dokumentation erstellen

Damit das System im Alltag trägt, erarbeiteten wir Richtlinien und Checklisten für zentrale HR-Aktivitäten. Danach dokumentierten wir die relevanten Prozesse systematisch in Confluence – inklusive Verantwortlichkeiten, Inputs/Outputs und klaren Prozessschritten.

Agil arbeiten und Inhalte iterativ verbessern

Das Projekt steuerten wir mit agilen Methoden, um frühes Feedback einzubauen und Inhalte laufend zu schärfen. So wuchs die Datenbank Schritt für Schritt, und gleichzeitig stieg die Akzeptanz bei den späteren Nutzern.

Ergebnisse

HR Wissensdatenbank in Confluence etabliert: „Persopedia“ ist nutzerfreundlich aufgebaut und zentral verfügbar.

HR-Prozesse dokumentiert und standardisiert: Prozesse sind nachvollziehbar beschrieben, und Mitarbeitende greifen auf einheitliche Standards zu.

Transparenz erhöht: Informationen sind leichter auffindbar, dadurch sinken Rückfragen und Einarbeitung wird effizienter.

Fazit

Eine HR Wissensdatenbank wirkt dann, wenn sie nicht nur Inhalte sammelt, sondern Prozesse wirklich standardisiert und nutzbar macht. Mit „Persopedia“ erhielt die Mediengruppe eine belastbare Grundlage für konsistente HR-Arbeit – und damit eine HR-Struktur, die auch bei Wachstum und Wechseln stabil bleibt.

ie möchten HR-Wissen zentralisieren oder eine HR Prozessdatenbank aufbauen, dann sprechen Sie mit uns:

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Weitere Projekte

HR-Digitalisierung beim Marktführer: HR-Transformation, HCM-Software und Governance in 6 Monaten

HR-Digitalisierung beim Marktführer: HR-Transformation, HCM-Software und Governance in 6 Monaten

HR-Digitalisierung beim Marktführer: HR-Transformation, HCM-Software und Governance in 6 Monaten

HR Digitalisierung verlangt mehr als ein neues Tool – sie braucht klare Führung, saubere Rollen und verlässliche Entscheidungen. In diesem Projekt übernahmen wir die temporäre Leitung einer lokalen HR-Abteilung und richteten das Team so aus, dass HR Digitalisierung und operatives HR-Management parallel wirken. Dabei stärkten wir Governance, schärften Recruiting und begleiteten die Einführung einer HCM-Software, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

Daten & Fakten

  • Rolle: Senior HR Consultant & Interim Recruiter

  • Branche: Abrechnungsservices / bargeldlose Unterwegsversorgung (Europa)

  • Unternehmensgröße: > 1.000 Mitarbeitende

  • Projektdauer: 6 Monate

  • Einsatz: 5 Tage pro Woche

  • Kunde: Der Kunde ist europäischer Marktführer in der bargeldlosen Unterwegsversorgung, mit einem Umsatz von über 7,2 Milliarden Euro.

Ausgangslage

Im Mittelpunkt stand eine lokale HR-Abteilung mit 30 Mitarbeitenden. Für die Projektdauer sollte sie temporär geführt und entlang der Transformationsziele neu ausgerichtet werden. Gleichzeitig liefen operative Themen weiter, sodass das Team klare Prioritäten und eine belastbare Steuerung brauchte.

Die Zielsetzung

Im Fokus stand eine moderne, verlässlich steuerbare HR-Organisation. Dazu gehörten ein klares Recruiting-Zielbild, harmonisierte Kompetenz- und Laufbahnmodelle, eine robuste HR-Governance sowie die Einführung einer neuen HCM-Software. Zusätzlich sollte HR agiler arbeiten und die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat auf eine stabile Grundlage stellen.

Vorgehen & Umsetzung

Führung übernehmen und operative Stabilität sichern

Als Interim-Leitung strukturierten wir Verantwortlichkeiten, priorisierten Themen und schufen transparente Entscheidungswege. Dadurch gewann das Team Zeit für Veränderung, während das Tagesgeschäft zuverlässig weiterlief.

Recruiting-Strategie mit Drei-Jahres-Perspektive entwickeln

Auf Basis einer Prozessanalyse entwickelten wir gemeinsam mit dem HR-Team eine dreijährige Recruiting-Strategie. Klare Ziele, messbare Maßnahmen und ein abgestimmtes Vorgehen sorgten für Orientierung – sowohl in HR als auch in den Fachbereichen.

Governance klären: Kompetenzmodelle harmonisieren und RACI definieren

Unterschiedliche Kompetenz- und Laufbahnmodelle führten wir zusammen und legten Verantwortlichkeiten über eine RACI-Matrix fest. Eine Betriebsvereinbarung verankerte das Modell verbindlich, sodass HR und Organisation konsistent arbeiten.

HR-Transformation beschleunigen: agile Arbeitsweise etablieren

Ergänzend führten wir agile Elemente ein, damit das Team schneller umsetzt und Fortschritt sichtbar macht. Kurze Sprints, klare Backlogs und regelmäßige Reviews erhöhten Tempo und Transparenz.

HCM-Software-Einführung begleiten und Regelwerk aktualisieren

Im Rahmen der Systemeinführung unterstützten wir fachlich und organisatorisch, damit Anforderungen sauber definiert sind und die Umsetzung im Betrieb funktioniert. Parallel passten wir relevante Betriebsvereinbarungen an und banden den Betriebsrat strukturiert ein.

Talent Management und Prozesse praxistauglich gestalten

Damit die neuen Modelle wirksam werden, schärften wir Talent-Management-Bausteine und übersetzten Anforderungen in klare, handhabbare HR-Prozesse. So entstand eine Lösung, die Führung und Mitarbeitende im Alltag tatsächlich unterstützt.

Ergebnisse

Die HR-Abteilung arbeitete stabil, priorisiert und mit klaren Verantwortlichkeiten, sodass operative Leistung und Transformation parallel möglich waren.

Recruiting, Governance (RACI) sowie Kompetenz- und Laufbahnmodelle erhöhten Transparenz und Verbindlichkeit in der Organisation.

Agile Arbeitsweisen, HCM-Software-Einführung und aktualisierte Betriebsvereinbarungen griffen ineinander und beschleunigten die HR-Transformation.

Fazit

HR Digitalisierung gelingt, wenn Führung, Governance und Systemeinführung zusammenpassen. Dieses Projekt zeigt, wie eine HR-Organisation in sechs Monaten Stabilität gewinnt und gleichzeitig digitale Bausteine so einführt, dass sie im Tagesgeschäft tragen.

Sie möchten HR digitalisieren, eine HCM-Software einführen oder HR-Governance schärfen, dann sprechen Sie mit uns:

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Weitere Projekte

Organisation optimieren mit HR-Dashboard: HR-Kennzahlen und Power BI in 3 Monaten

Organisation optimieren mit HR-Dashboard: HR-Kennzahlen und Power BI in 3 Monaten

Organisation optimieren mit HR-Dashboard: HR-Kennzahlen und Power BI in 3 Monaten

Ein HR Dashboard mit Power BI schafft Transparenz, wenn HR-Daten in mehreren Systemen liegen und Führung trotzdem schnell entscheiden muss. In diesem Projekt zeigen wir, wie wir ein HR Kennzahlen Dashboard aufbauten, Daten zusammenführten und Kennzahlen entlang des Employee Lifecycle definierten, sodass HR und Management die Organisation gezielt steuern.

Daten & Fakten

  • Rolle: Senior HR Consultant

  • Branche: Papierindustrie

  • Unternehmensgröße: > 1.500 Mitarbeitende

  • Projektdauer: 3 Monate

  • Einsatz: 2 – 3 Tage pro Woche

  • Kunde: Unser Kunde ist ein europäischer Zellstoffproduzent mit einem Jahresumsatz von über 1 Milliarde Euro und mehr als 1.500 Mitarbeitenden.

Ausgangslage

Der Kunde nutzte verschiedene HR-IT-Tools für Gehaltsabrechnung, Recruiting, Zeiterfassung und Personalentwicklung. Gleichzeitig fehlte eine integrierte Sicht, weil die Daten getrennt lagen und Führung ein Gesamtbild nur mit hohem Aufwand erhielt.

Die Zielsetzung

Der Kunde wollte ein einheitliches HR Reporting Dashboard, das den Employee Lifecycle abbildet und gleichzeitig eine klare Steuerung ermöglicht. Deshalb sollten wir Datenquellen prüfen, passende Kennzahlen festlegen und ein Dashboard entwickeln, das HR Business Partner und Führungskräfte im Alltag aktiv nutzen.

Vorgehen & Umsetzung

Datenbasis klären und Definitionen vereinheitlichen

Wir prüften die vorhandenen Tools und klärten, welche Daten sich zuverlässig verbinden lassen. Außerdem vereinheitlichten wir Definitionen, damit Kennzahlen später vergleichbar bleiben und nicht je Bereich unterschiedlich gezählt und bewertet werden.

HR-Daten zusammenführen und Modell aufbauen

Wir sammelten die relevanten HR-Daten und führten sie in einer gemeinsamen Sicht zusammen. So reduzierten wir manuelle Auswertungen, und gleichzeitig schufen wir die Basis für ein belastbares People Analytics Dashboard.

HR Kennzahlen Dashboard entwickeln

Wir leiteten aussagekräftige Kennzahlen ab und definierten klare Logiken für Zeiträume, Filter und Verantwortlichkeiten. So entstand ein HR KPI Dashboard, das Führung bei Prioritäten und Entscheidungen unterstützt.

HR Dashboard mit Power BI umsetzen und Nutzer befähigen

Wir setzten das Dashboard in Microsoft Power BI um und passten die Darstellung an den Employee Lifecycle an. Danach schulten wir die Nutzer, sodass HR und Management das Dashboard sicher bedienen und direkt einsetzen.

Agil steuern und Feedback früh integrieren

Wir steuerten das Projekt mit agilen Elementen, damit der Kunde früh Ergebnisse sieht und Feedback sofort einfließt. So blieb der Fokus klar, und gleichzeitig stieg die Akzeptanz im Team.

Ergebnisse

Das Dashboard unterstützt Führungskräfte und HR Business Partner bei Steuerung, Priorisierung und Planung.

Der Kunde nutzt HR-Daten deutlich leichter, weil er mehrere Tools in einer Sicht zusammenführt.

Das HR Reporting Dashboard schafft Transparenz entlang des Employee Lifecycle und verbessert die Entscheidungsqualität.

Fazit

Ein HR Dashboard mit Power BI wirkt am stärksten, wenn Datenbasis, Kennzahlen und Nutzung zusammenpassen. In diesem Projekt kombinierten wir Systemanalyse, Kennzahlenarbeit und ein praxistaugliches Dashboard, sodass der Kunde seine Organisation fundierter steuert und schneller entscheidet.

Wenn Sie HR-Daten in einem Dashboard bündeln oder ein HR Kennzahlen Dashboard aufbauen möchten, dann sprechen Sie mit uns:

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HR Software-Rollout im MVZ: SAGE HR Suite Plus erfolgreich eingeführt

HR Software-Rollout im MVZ: SAGE HR Suite Plus erfolgreich eingeführt

HR Software-Rollout im MVZ: SAGE HR Suite Plus erfolgreich eingeführt

Ein HR Software-Rollout im MVZ braucht klare Führung, weil viele Standorte, ein hoher Takt und laufender Betrieb zusammenkommen. In diesem Projekt zeigen wir, wie wir SAGE HR Suite Plus im MVZ in 9 Monaten eingeführt und das HR IT Projektmanagement so aufgebaut haben, dass Prozesse, Richtlinien und Teamarbeit sauber ineinandergreifen.

Daten & Fakten

  • Rolle: Senior HR Consultant

  • Branche: Gesundheitswesen (MVZ), bundesweit vertreten

  • Unternehmensgröße: > 1.500 Mitarbeiter

  • Projektdauer: 9 Monate

  • Kunde: Das Unternehmen zählt zu den führenden Anbietern medizinischer Versorgungszentren (MVZ) in Deutschland. Außerdem wächst das Unternehmen stark durch strategische Zukäufe, sodass HR regelmäßig neue Standorte und neue Abläufe integrieren muss.

Ausgangslage

Zu Beginn steuerte ein externer Implementierungspartner das Projekt, und ein Abrechnungsspezialist sicherte den laufenden Betrieb ab. Der Kunde wollte jedoch mehr Transparenz und mehr Steuerung, damit der Rollout planbar läuft und gleichzeitig die Qualität stabil bleibt.

Zielsetzung

Der Kunde wollte SAGE HR Suite Plus einführen, weil das bisherige System vor allem die Abrechnung abdeckte. Gleichzeitig wollte der Kunde das Projektmanagement stärker im Unternehmen verankern, damit HR die Umsetzung aktiv steuert und später eigenständig weiterführt. Außerdem sollte HR klare Richtlinien, saubere Prozesse und ein funktionierendes Mitarbeitenden-Portal aufbauen, sodass alle Standorte einheitlich arbeiten.

Vorgehen & Umsetzung

Projektmanagement übernehmen und klar strukturieren

Wir übernahmen das Projektmanagement und setzten eine neue Projektstruktur auf, die auch agile Elemente nutzt. So priorisierte das Team Aufgaben klar, und gleichzeitig steuerten wir Abhängigkeiten zwischen Standorten, Modulen und Prozessen besser.

Ist-Analyse durchführen und Rollout-Plan für SAGE HR Suite Plus aufsetzen

Wir analysierten den Ist-Zustand und erstellten einen neuen Rollout-Plan für SAGE HR Suite Plus. So konnte das Unternehmen die Einführung nachvollziehbar planen, und außerdem blieb der Fortschritt messbar.

Richtlinien, Prozesse und HR-Standards erstellen

Wir erarbeiteten neue HR-Richtlinien und Prozessbeschreibungen und fassten sie als klare Standards zusammen. Dabei stimmten wir Inhalte und Systemabläufe aufeinander ab, sodass HR nicht nur Software einführt, sondern auch einheitlich arbeitet.

Module von SAGE HR Suite Plus implementieren und produktiv setzen

Wir implementierten die Module Schritt für Schritt und brachten sie in den Betrieb. Gleichzeitig führten wir kurze Lessons-Learned-Runden durch, damit das Team aus jedem Schritt lernt und dadurch schneller und sicherer weiterarbeitet.

Team begleiten und HR-Leitung stärken

Wir richteten das HR-Team im Projekt neu aus und begleiteten die Veränderungen aktiv. Außerdem coachten wir die HR-Leitung, damit sie Entscheidungen zügig trifft und HR im Unternehmen klarer positioniert.

Ergebnisse

Wir verankerten das Projektmanagement im Unternehmen, sodass HR den Rollout dauerhaft steuert.

Wir setzten SAGE HR Suite Plus im MVZ innerhalb der Projektlaufzeit um und nahmen die Module produktiv in Betrieb.

Wir etablierten neue Richtlinien und Prozesse, sodass System und HR-Arbeit konsistent zusammenlaufen.

Wir stärkten Teamstruktur und Führung, damit HR im Alltag wirksamer arbeitet und Veränderungen besser umsetzt.

Fazit

Ein HR Software-Rollout gelingt dann besonders gut, wenn Projektsteuerung, Prozesse und Menschen zusammenpassen. Wir schufen klare Verantwortung, und gleichzeitig führten wir System und Standards so zusammen, dass HR im Tagesgeschäft stabil bleibt und trotzdem Tempo macht.

Wenn Sie SAGE HR Suite Plus einführen oder ein anderes HR-System ausrollen möchten, dann sprechen Sie mit uns:

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