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Entwicklung einer HR IT Strategie für einen Finanzdienstleister

Entwicklung einer HR IT Strategie für einen Finanzdienstleister

HR Digitalisierung, HR Strategy, HR Transformation, IT Projektmanagement, Use Case

Entwicklung einer HR IT Strategy für einen Finanzdienstleister

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Finanzdienstleistungen, Investmentgesellschaft
  • In Hand eines Finanzinvestors
  • europäischer Marktführer 

Key Facts:

  • Entwicklung einer nachhaltigen HR IT Strategy
  • Durchführung Beauty Contest
  • Projektlaufzeit 3 Monate

Der Kunde

Die Zielsetzung

Unser Kunde ist mit über 1.700 Mitarbeitenden an den Standorten Frankfurt am Main, Luxemburg und Dublin, sowie mehr als 2.200 Fonds und einem verwalteten Vermögen von über 980 Milliarden Euro eine der größten Investmentgesellschaften im deutschsprachigen Raum.

Ausgangssituation: Fehlende übergreifende HR IT-Strategie
Eine der größten Investmentgesellschaften Europas stand vor einer signifikanten Herausforderung: Trotz des Einsatzes verschiedener HR-Software, wie Abrechnungssoftware oder Zeitwirtschaftsysteme fehlte eine kohärente HR IT-Strategie. Um diese Lücke zu schließen und eine moderne, benchmarkgerechte HR IT-Strategie zu entwickeln, wurde Schweizer Personal Management mit der Projektleitung beauftragt.

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Umsetzung

Ergebnisse

Die Zusammenarbeit zwischen der Investmentgesellschaft und Schweizer Personal Management umfasste mehrere entscheidende Schritte:

  • Analyse der bestehenden HR-Strukturen und -Prozesse: Eine detaillierte Untersuchung der vorhandenen Systeme und Abläufe wurde durchgeführt, um Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
  • Durchführung von Workshops: In der HR-Abteilung und den relevanten Fachbereichen wurden Workshops abgehalten, um den zukünftigen Bedarf an HR-Produkten und -Dienstleistungen zu ermitteln und abzustimmen.

Etablierung einer zukunftsorientierten HR IT-Strategie
Nach 3 Monaten intensiver Zusammenarbeit gelang es, eine neue HR IT-Strategie zu entwickeln, die sowohl Kosten-Nutzen-Aspekte berücksichtigte als auch den zukünftigen Anforderungen der Investmentgesellschaft gerecht wurde. Die Strategie wurde erfolgreich beim Vorstand präsentiert.
Im Rahmen eines „Beauty Contest“ konnte anschließend die passende IT-Software für die Umsetzung der neuen Strategie ausgewählt werden. Dieser Wettbewerbsprozess gewährleistete die Auswahl einer Lösung, die optimal auf die Bedürfnisse der Gesellschaft zugeschnitten war.

Fazit

Wegweisende HR IT-Lösungen für den Finanzsektor
Diese Fallstudie illustriert, wie durch die Expertise von Schweizer Personal Management und eine zielgerichtete Zusammenarbeit eine zukunftsorientierte und effiziente HR IT-Strategie entwickelt werden konnte. Die Investition in eine solche Strategie stellt einen bedeutenden Schritt dar, um die HR-Funktionen in Einklang mit den sich wandelnden Anforderungen einer dynamischen Finanzbranche zu bringen und somit die organisatorische Effizienz und Effektivität nachhaltig zu steigern.

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Verwandte Use Cases

HR Projektmanagement: SAGE HR Suite im Gesundheitswesen

HR Projektmanagement: SAGE HR Suite im Gesundheitswesen

HR Digitalisierung, HR Prozesse, HR Transformation, IT Projektmanagement, Use Case

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Ein Praxisbeispiel aus dem Healthcare Sector

Der Kunde

Unser Kunde ist einer der führenden Anbieter im Bereich der Medizinischen Versorgungszentren, kurz MVZ in Deutschland. Die aktuelle Personalabteilung betreut mehr als 1.500 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist seit einiger Zeit in Hand von Finanzinvestoren und wächst überproportional auf Grund von strategischen Zukäufen.

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Healthcare, insbesondere MVZ
  • In Hand eines Finanzinvestors
  • Deutscher Marktführer, bundesweit vertreten

Key Facts:

  • Projektdauer: 9 Monate, 3-5 Tage vor Ort mit 1 Consultant
  • Das HR Projektmanagement wurde durch uns übernommen und in eine neue Struktur nach agilen Methoden überführt
  • Erstellung und Implementierung von neuen HR Richtlinien und HR Produkten, für alle Software Module, die auf die Systemprozesse abgestimmt sind
  • Implementierung und Inbetriebnahme aller SAGE HR Suite Plus Module in der Projektzeit
    HR Change Management im Team und Neuausrichtung der HR Teamstrukturen von insgesamt 15 Personen
  • Coaching der HR Leitung und verbesserte Wahrnehmung der HR Abteilung innerhalb der Organisation

Zielsetzung

Die Zielsetzung

Welche Projektmanagement Methoden wurden angewandt?

Vor dem Hintergrund des starken Wachstums und der Integration der neuen Standorte, hat der Kunde beschlossen eine neue HR Software, SAGE HR Suite Plus, zu implementieren. Das vorher im Einsatz befindliche System Datev war alleine für die Abrechnung zuständig.
Das Projektmanagement lag zu Beginn des Projektes außerhalb der Organisation, beim externen Implementierungspartner und einem Abrechnungsspezialisten.

Wie wurde im Projekt vorgegangen?

  • Analyse des Ist-Zustandes und Entwicklung eines neuen Rollout-Plans für die Software: SAGE HR Suite Plus
  • Umsetzung des Rollout-Plans mit agilen Methoden Erstellung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal für das Gesamtunternehmen
  • Mit Hilfe von Lessons Learned Sessions wurden die einzelne Teilprozesse, Prozesse und HR Produkte, insbesondere die Software optimiert und standardisiert Training und Befähigung des Teams Personal im Umgang mit SAGE und den neuen Personalprozessen
  • Beratung und Sparringpartner der HR-Leitung zu den themenspezifischen Fragestellungen

Umsetzung

Wie wurde im Projekt vorgegangen?

Fazit

  • Analyse des Ist-Zustandes und Entwicklung eines neuen Rollout-Plans für die Software: SAGE HR Suite Plus
  • Umsetzung des Rollout-Plans mit agilen Methoden Erstellung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal für das Gesamtunternehmen
  • Mit Hilfe von Lessons Learned Sessions wurden die einzelne Teilprozesse, Prozesse und HR Produkte, insbesondere die Software optimiert und standardisiert Training und Befähigung des Teams Personal im Umgang mit SAGE und den neuen Personalprozessen
  • Beratung und Sparringpartner der HR-Leitung zu den themenspezifischen Fragestellungen

Nicht jede Organisation verfügt über die erforderlichen Ressourcen und das Know-how für das Management von HR-Projekten. In solchen Phasen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit spezialisierten HR-Consultants oder Interim-Managern. Diese Experten bringen nicht nur Projektmanagementkompetenzen mit, sondern verstehen auch die spezifischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen im HR-Bereich. Dadurch können Projekte effizient und zielgerichtet umgesetzt werden, ohne dabei bestehende Strukturen und rechtliche Verpflichtungen zu vernachlässigen.

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HR-Wissensdatenbank & Prozess-Standardisierung

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Einführung einer HR Wissensdatenbank und Standardisierung der HR Prozesse in einer führenden Mediengruppe

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Mediengruppe
  • deutscher Marktführer
  • mehr als 15.000 Mitarbeiter

Key Facts:

  • Projektdauer 9 Monate
  • Einsatzzeiten 3 Tage die Woche

Herausforderung

Unternehmen

Die Mediengruppe stand vor der Aufgabe, ihre HR-Prozesse zu strukturieren und eine zentrale Wissensdatenbank einzurichten. Die Herausforderung bestand darin, das bisher individuell bei den Mitarbeitern vorhandene HR-Wissen zu sammeln und systematisch zu dokumentieren.

Als führende Mediengruppe in Deutschland mit etwa 15.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 6 Milliarden Euro, war es essenziell, eine effiziente und zugängliche HR-Struktur zu schaffen.

Umsetzung

Aufbau des HR-Prozessmanagements

Erstellung von HR-Richtlinien und Dokumentation

  • Strukturierung von Prozessen: Entwicklung einer klaren Struktur für HR-Prozesse, einschließlich der Erstellung von Dokumentationsvorlagen und Standards.
  • Konzeption einer HR Wissensdatenbank: Aufbau der HR Wissens- und Prozessdatenbank „Persopedia“ unter Verwendung der Plattform Confluence.
Kontakt
  • Entwicklung von Richtlinien und Checklisten: Ausarbeitung von Leitlinien für zukünftige HR-Aktivitäten, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten.
  • Dokumentation in Confluence: Systematische Erfassung und Speicherung aller relevanten HR-Prozesse und -Informationen in der Wissensdatenbank.

Ergebnisse

Methode

Implementierung einer zentralen HR Wissensdatenbank

Die Implementierung wurde unter Anwendung agiler Managementmethoden durchgeführt. Dies ermöglichte eine flexible und effiziente Gestaltung des Projekts, angepasst an die dynamischen Bedürfnisse der Organisation.

  • Aufbau in Confluence: Erfolgreiche Einrichtung einer umfassenden und nutzerfreundlichen HR Wissensdatenbank.
  • Zentralisierung des HR-Wissens: Konzentration des bisher verstreuten HR-Wissens an einem zentralen Ort.

Dokumentation der HR Prozesse

Fazit

  • Systematische Erfassung: Alle HR-Prozesse wurden detailliert aufgenommen und in Confluence dokumentiert.
  • Verbesserung der Zugänglichkeit und Transparenz: Erleichterter Zugriff auf HR-Informationen für alle Mitarbeiter..

Die Einführung der HR Wissensdatenbank „Persopedia“ und die Standardisierung der HR-Prozesse sind ein bedeutender Schritt für die Mediengruppe. Diese Maßnahmen tragen nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern fördern auch eine transparente und zugängliche HR-Kultur im Unternehmen.

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