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Entwicklung einer HR IT Strategie für einen Finanzdienstleister

Entwicklung einer HR IT Strategie für einen Finanzdienstleister

HR Digitalisierung, HR Strategy, HR Transformation, IT Projektmanagement, Use Case

Entwicklung einer HR IT Strategy für einen Finanzdienstleister

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Finanzdienstleistungen, Investmentgesellschaft
  • In Hand eines Finanzinvestors
  • europäischer Marktführer 

Key Facts:

  • Entwicklung einer nachhaltigen HR IT Strategy
  • Durchführung Beauty Contest
  • Projektlaufzeit 3 Monate

Der Kunde

Die Zielsetzung

Unser Kunde ist mit über 1.700 Mitarbeitenden an den Standorten Frankfurt am Main, Luxemburg und Dublin, sowie mehr als 2.200 Fonds und einem verwalteten Vermögen von über 980 Milliarden Euro eine der größten Investmentgesellschaften im deutschsprachigen Raum.

Ausgangssituation: Fehlende übergreifende HR IT-Strategie
Eine der größten Investmentgesellschaften Europas stand vor einer signifikanten Herausforderung: Trotz des Einsatzes verschiedener HR-Software, wie Abrechnungssoftware oder Zeitwirtschaftsysteme fehlte eine kohärente HR IT-Strategie. Um diese Lücke zu schließen und eine moderne, benchmarkgerechte HR IT-Strategie zu entwickeln, wurde Schweizer Personal Management mit der Projektleitung beauftragt.

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Umsetzung

Ergebnisse

Die Zusammenarbeit zwischen der Investmentgesellschaft und Schweizer Personal Management umfasste mehrere entscheidende Schritte:

  • Analyse der bestehenden HR-Strukturen und -Prozesse: Eine detaillierte Untersuchung der vorhandenen Systeme und Abläufe wurde durchgeführt, um Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
  • Durchführung von Workshops: In der HR-Abteilung und den relevanten Fachbereichen wurden Workshops abgehalten, um den zukünftigen Bedarf an HR-Produkten und -Dienstleistungen zu ermitteln und abzustimmen.

Etablierung einer zukunftsorientierten HR IT-Strategie
Nach 3 Monaten intensiver Zusammenarbeit gelang es, eine neue HR IT-Strategie zu entwickeln, die sowohl Kosten-Nutzen-Aspekte berücksichtigte als auch den zukünftigen Anforderungen der Investmentgesellschaft gerecht wurde. Die Strategie wurde erfolgreich beim Vorstand präsentiert.
Im Rahmen eines „Beauty Contest“ konnte anschließend die passende IT-Software für die Umsetzung der neuen Strategie ausgewählt werden. Dieser Wettbewerbsprozess gewährleistete die Auswahl einer Lösung, die optimal auf die Bedürfnisse der Gesellschaft zugeschnitten war.

Fazit

Wegweisende HR IT-Lösungen für den Finanzsektor
Diese Fallstudie illustriert, wie durch die Expertise von Schweizer Personal Management und eine zielgerichtete Zusammenarbeit eine zukunftsorientierte und effiziente HR IT-Strategie entwickelt werden konnte. Die Investition in eine solche Strategie stellt einen bedeutenden Schritt dar, um die HR-Funktionen in Einklang mit den sich wandelnden Anforderungen einer dynamischen Finanzbranche zu bringen und somit die organisatorische Effizienz und Effektivität nachhaltig zu steigern.

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HR Projektmanagement: SAGE HR Suite im Gesundheitswesen

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Ein Praxisbeispiel aus dem Healthcare Sector

Der Kunde

Unser Kunde ist einer der führenden Anbieter im Bereich der Medizinischen Versorgungszentren, kurz MVZ in Deutschland. Die aktuelle Personalabteilung betreut mehr als 1.500 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist seit einiger Zeit in Hand von Finanzinvestoren und wächst überproportional auf Grund von strategischen Zukäufen.

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Healthcare, insbesondere MVZ
  • In Hand eines Finanzinvestors
  • Deutscher Marktführer, bundesweit vertreten

Key Facts:

  • Projektdauer: 9 Monate, 3-5 Tage vor Ort mit 1 Consultant
  • Das HR Projektmanagement wurde durch uns übernommen und in eine neue Struktur nach agilen Methoden überführt
  • Erstellung und Implementierung von neuen HR Richtlinien und HR Produkten, für alle Software Module, die auf die Systemprozesse abgestimmt sind
  • Implementierung und Inbetriebnahme aller SAGE HR Suite Plus Module in der Projektzeit
    HR Change Management im Team und Neuausrichtung der HR Teamstrukturen von insgesamt 15 Personen
  • Coaching der HR Leitung und verbesserte Wahrnehmung der HR Abteilung innerhalb der Organisation

Zielsetzung

Die Zielsetzung

Welche Projektmanagement Methoden wurden angewandt?

Vor dem Hintergrund des starken Wachstums und der Integration der neuen Standorte, hat der Kunde beschlossen eine neue HR Software, SAGE HR Suite Plus, zu implementieren. Das vorher im Einsatz befindliche System Datev war alleine für die Abrechnung zuständig.
Das Projektmanagement lag zu Beginn des Projektes außerhalb der Organisation, beim externen Implementierungspartner und einem Abrechnungsspezialisten.

Wie wurde im Projekt vorgegangen?

  • Analyse des Ist-Zustandes und Entwicklung eines neuen Rollout-Plans für die Software: SAGE HR Suite Plus
  • Umsetzung des Rollout-Plans mit agilen Methoden Erstellung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal für das Gesamtunternehmen
  • Mit Hilfe von Lessons Learned Sessions wurden die einzelne Teilprozesse, Prozesse und HR Produkte, insbesondere die Software optimiert und standardisiert Training und Befähigung des Teams Personal im Umgang mit SAGE und den neuen Personalprozessen
  • Beratung und Sparringpartner der HR-Leitung zu den themenspezifischen Fragestellungen

Umsetzung

Wie wurde im Projekt vorgegangen?

Fazit

  • Analyse des Ist-Zustandes und Entwicklung eines neuen Rollout-Plans für die Software: SAGE HR Suite Plus
  • Umsetzung des Rollout-Plans mit agilen Methoden Erstellung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal für das Gesamtunternehmen
  • Mit Hilfe von Lessons Learned Sessions wurden die einzelne Teilprozesse, Prozesse und HR Produkte, insbesondere die Software optimiert und standardisiert Training und Befähigung des Teams Personal im Umgang mit SAGE und den neuen Personalprozessen
  • Beratung und Sparringpartner der HR-Leitung zu den themenspezifischen Fragestellungen

Nicht jede Organisation verfügt über die erforderlichen Ressourcen und das Know-how für das Management von HR-Projekten. In solchen Phasen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit spezialisierten HR-Consultants oder Interim-Managern. Diese Experten bringen nicht nur Projektmanagementkompetenzen mit, sondern verstehen auch die spezifischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen im HR-Bereich. Dadurch können Projekte effizient und zielgerichtet umgesetzt werden, ohne dabei bestehende Strukturen und rechtliche Verpflichtungen zu vernachlässigen.

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Standardisierte HR‑Prozesse durch Wissensdatenbank

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HR Digitalisierung, Interim Management, IT Projektmanagement, Use Case

Implementierung der SAGE HR Suite Plus im Gesundheitssektor

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Project Manager

Branche:

  • Healthcare, insbesondere MVZ
  • Deutschland, in Hand von Finanzinvestoren
  • mehr als 1.500 Mitarbeiter

Key Facts:

  • Projektdauer 18 Monate
  • Einsatzzeiten 3-5 Tage die Woche

Vorgehensweise im Projekt

Ausgangssituation

Analyse und Rollout-Planung

Ein führender Anbieter von Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) in Deutschland sah sich aufgrund starken Wachstums und strategischer Zukäufe vor die Herausforderung gestellt, seine HR-Strukturen zu modernisieren. Dazu gehörte die Implementierung einer neuen HR-Software: SAGE HR Suite Plus, als Ersatz für das bisherige System Datev.

  • Ist-Zustands-Analyse: Detaillierte Analyse der bestehenden HR-Prozesse und Systemlandschaft.
  • Entwicklung eines Rollout-Plans: Erarbeitung eines maßgeschneiderten Plans zur Einführung der SAGE HR Suite Plus.

Umsetzung mit agilen Methoden

Optimierung und Standardisierung

  • Agile Methoden: Einsatz von Scrum und Kanban zur flexiblen und effizienten Projektgestaltung.
  • Erstellung von Richtlinien: Entwicklung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal.
  • Lessons Learned Sessions: Durchführung regelmäßiger Bewertungen zur kontinuierlichen Verbesserung der HR-Prozesse und der Software.
  • Training des HR-Teams: Schulung des Personals im Umgang mit SAGE und den neuen Prozessen.

Einleitung

Personalbeschaffung in der Energiebranche

Ein führender Anbieter von Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) in Deutschland sah sich aufgrund starken Wachstums und strategischer Zukäufe vor die Herausforderung gestellt, seine HR-Strukturen zu modernisieren. Dazu gehörte die Implementierung einer neuen HR-Software: SAGE HR Suite Plus, als Ersatz für das bisherige System Datev.

Kontakt
  • Ist-Zustands-Analyse: Detaillierte Analyse der bestehenden HR-Prozesse und Systemlandschaft.
  • Entwicklung eines Rollout-Plans: Erarbeitung eines maßgeschneiderten Plans zur Einführung der SAGE HR Suite Plus.

Projektmanagement Methoden

1

Individuen und Interaktionen: Fokus auf effektive Kommunikation und Zusammenarbeit.

2

Funktionierende Software: Priorisierung der Anwendbarkeit und Effizienz der SAGE HR Suite.

3

Reaktion auf Veränderungen: Flexibles Anpassen an dynamische Projektanforderungen.

Projektergebnisse

Strukturelle Veränderungen

Technische Implementierung

  • Übernahme des HR Projektmanagements: Einführung agiler Strukturen und Prozesse.
  • Implementierung von HR-Richtlinien: Entwicklung und Einführung neuer HR-Standards und -Produkte.
  • Einführung der SAGE HR Suite Plus Module: Vollständige Implementierung und Inbetriebnahme innerhalb der Projektlaufzeit.

Change Management

Fazit

  • Neuausrichtung des HR-Teams: Umstrukturierung und Stärkung der HR-Abteilung mit 15 Mitarbeitern.
  • Coaching der HR-Leitung: Verbesserung der internen Wahrnehmung und Effektivität der HR-Abteilung.

Nicht jede Organisation verfügt über die erforderlichen Ressourcen und das Know-how für das Management von HR-Projekten. In solchen Phasen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit spezialisierten HR-Consultants oder Interim-Managern. Diese Experten bringen nicht nur Projektmanagementkompetenzen mit, sondern verstehen auch die spezifischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen im HR-Bereich. Dadurch können Projekte effizient und zielgerichtet umgesetzt werden, ohne dabei bestehende Strukturen und rechtliche Verpflichtungen zu vernachlässigen.

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