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HR Projektmanagement: SAGE HR Suite im Gesundheitswesen

HR Projektmanagement: SAGE HR Suite im Gesundheitswesen

HR Digitalisierung, HR Prozesse, HR Transformation, IT Projektmanagement, Use Case

HR Projektmanagement: SAGE HR Suite im Gesundheitswesen

Ein Praxisbeispiel aus dem Healthcare Sector

Der Kunde

Unser Kunde ist einer der führenden Anbieter im Bereich der Medizinischen Versorgungszentren, kurz MVZ in Deutschland. Die aktuelle Personalabteilung betreut mehr als 1.500 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist seit einiger Zeit in Hand von Finanzinvestoren und wächst überproportional auf Grund von strategischen Zukäufen.

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Healthcare, insbesondere MVZ
  • In Hand eines Finanzinvestors
  • Deutscher Marktführer, bundesweit vertreten

Key Facts:

  • Projektdauer: 9 Monate, 3-5 Tage vor Ort mit 1 Consultant
  • Das HR Projektmanagement wurde durch uns übernommen und in eine neue Struktur nach agilen Methoden überführt
  • Erstellung und Implementierung von neuen HR Richtlinien und HR Produkten, für alle Software Module, die auf die Systemprozesse abgestimmt sind
  • Implementierung und Inbetriebnahme aller SAGE HR Suite Plus Module in der Projektzeit
    HR Change Management im Team und Neuausrichtung der HR Teamstrukturen von insgesamt 15 Personen
  • Coaching der HR Leitung und verbesserte Wahrnehmung der HR Abteilung innerhalb der Organisation

Zielsetzung

Die Zielsetzung

Welche Projektmanagement Methoden wurden angewandt?

Vor dem Hintergrund des starken Wachstums und der Integration der neuen Standorte, hat der Kunde beschlossen eine neue HR Software, SAGE HR Suite Plus, zu implementieren. Das vorher im Einsatz befindliche System Datev war alleine für die Abrechnung zuständig.
Das Projektmanagement lag zu Beginn des Projektes außerhalb der Organisation, beim externen Implementierungspartner und einem Abrechnungsspezialisten.

Wie wurde im Projekt vorgegangen?

  • Analyse des Ist-Zustandes und Entwicklung eines neuen Rollout-Plans für die Software: SAGE HR Suite Plus
  • Umsetzung des Rollout-Plans mit agilen Methoden Erstellung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal für das Gesamtunternehmen
  • Mit Hilfe von Lessons Learned Sessions wurden die einzelne Teilprozesse, Prozesse und HR Produkte, insbesondere die Software optimiert und standardisiert Training und Befähigung des Teams Personal im Umgang mit SAGE und den neuen Personalprozessen
  • Beratung und Sparringpartner der HR-Leitung zu den themenspezifischen Fragestellungen

Umsetzung

Wie wurde im Projekt vorgegangen?

Fazit

  • Analyse des Ist-Zustandes und Entwicklung eines neuen Rollout-Plans für die Software: SAGE HR Suite Plus
  • Umsetzung des Rollout-Plans mit agilen Methoden Erstellung von Unternehmensrichtlinien und Prozessbeschreibungen für die Personalabteilung und das Mitarbeiterportal für das Gesamtunternehmen
  • Mit Hilfe von Lessons Learned Sessions wurden die einzelne Teilprozesse, Prozesse und HR Produkte, insbesondere die Software optimiert und standardisiert Training und Befähigung des Teams Personal im Umgang mit SAGE und den neuen Personalprozessen
  • Beratung und Sparringpartner der HR-Leitung zu den themenspezifischen Fragestellungen

Nicht jede Organisation verfügt über die erforderlichen Ressourcen und das Know-how für das Management von HR-Projekten. In solchen Phasen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit spezialisierten HR-Consultants oder Interim-Managern. Diese Experten bringen nicht nur Projektmanagementkompetenzen mit, sondern verstehen auch die spezifischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen im HR-Bereich. Dadurch können Projekte effizient und zielgerichtet umgesetzt werden, ohne dabei bestehende Strukturen und rechtliche Verpflichtungen zu vernachlässigen.

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Entwicklung einer HR IT Strategie für einen Finanzdienstleister

HR-Digitalisierung: Marktführer Bargeldlose Abrechnung

Arbeitszeitmodelle, HR Change Management, HR Digitalisierung, HR Prozesse, HR Recruitment, Interim Management, Use Case

HR-Digitalisierung: Marktführer Bargeldlose Abrechnung

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant & Interim Recruiter

Branche:

  • Finanzdienstleistungen, Abrechnungsservices
  • Europa
  • mehr als 1.000 Mitarbeiter

Key Facts:

  • Projektdauer 6 Monate
  • Einsatzzeiten 5 Tage die Woche

Der Kunde

Die Herausforderung

Unser Kunde, ein europäischer Marktführer in der bargeldlosen Unterwegsversorgung, verzeichnet einen Umsatz von über 7,2 Milliarden Euro und beschäftigt rund 1000 Mitarbeiter.

Unsere Hauptaufgabe bestand darin, die lokale HR-Abteilung von 30 Mitarbeitern temporär zu leiten und sie gemäß den Projektvorgaben neu auszurichten.

Ausgangssituation

Analyse und Rollout-Planung

  • Recruitment-Strategie: Analyse des bestehenden Recruitment-Prozesses und Entwicklung einer dreijährigen Recruitment-Strategie, umgesetzt mit dem HR-Team.
  • Harmonisierung von Kompetenzmodellen: Angleichung verschiedener Kompetenz- und Laufbahnmodelle und Erstellung einer RACI-Matrix zur Stärkung der HR-Governance. Abschluss einer Betriebsvereinbarung zum neuen Kompetenz- und Laufbahnmodell.
  • Agilisierung der HR-Abteilung: Unterstützung bei der Transformation der HR-Organisation hin zu einer agilen und digitalen Abteilung.
  • Einführung der HCM-Software: Unterstützung bei der Implementierung und Anpassung der neuen Human Capital Management Software.
  • Optimierung der Betriebsvereinbarungen: Analyse und Anpassung bestehender Vereinbarungen.
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat: Aufbau einer vertrauensvollen und konstruktiven Zusammenarbeit.
  • Operative Personalarbeit: Unterstützung in täglichen HR-Aufgaben.
  • Recruitment-Strategie: Entwicklung und Implementierung einer effektiven Strategie für das Recruitment.
  • Talent Management: Anpassung und Optimierung des Talent Managements, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
  • Agile Management-Methoden: Implementierung agiler Methoden in der HR-Abteilung zur Steigerung der Effizienz und Flexibilität.
  • Auswahl der HR-Software: Erfolgreiche Auswahl und Implementierung einer neuen HR-Software, die die digitalen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Fazit

Durch die umgesetzten Maßnahmen konnte der Automobilzulieferer eine notwendige Neuausrichtung und Restrukturierung erfolgreich durchführen. Die Stabilisierung der HR-Abteilung und die Anpassung der Betriebsstrukturen waren dabei entscheidend für die Wiederherstellung des Vertrauens zwischen Belegschaft und Geschäftsführung sowie für die Sicherung der Zukunft des Unternehmens.

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Standortschließung & Reorganisation im Maschinenbau

Standortschließung & Reorganisation im Maschinenbau

HR Change Management, HR Prozesse, HR Strategy, Interim Management, Reorganisation, Use Case

Standortschließung & Reorganisation im Maschinenbau

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Daten & Fakten

Rolle: Senior HR Consultant

Branche:

  • Maschinenbau
  • Globaler Konzern
  • mehr als 6.000 Mitarbeiter

Key Facts:

  • Projektdauer 5 Monate
  • Einsatzzeiten 4 Tage die Woche

Vorgehensweise im Projekt

Der Kunde

Die Zielsetzung

Das Unternehmen aus Baden-Württemberg, mit einer weltweiten Präsenz in 40 Ländern, 6.575 Mitarbeitern und einem Umsatz von ca. 1,2 Milliarden Euro, befand sich in einer Phase der strategischen Neuorientierung.

Die Schließung eines Standortes im Rahmen der Konsolidierung eines Geschäftsbereichs eines führenden deutschen Maschinenbauunternehmens, mit einem engen Zeitplan und dem Druck, die verbleibenden Mitarbeiter erfolgreich an einen neuen Standort zu verlagern.

Umsetzung

Begleitung der Restrukturierung

Administrative Maßnahmen

  • Personalabbau: Durchführung eines Personalabbaus von ca. 200 Mitarbeitern auf Basis des Sozialplans und Interessensausgleichs.
  • Change-Kommunikation: Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung und Betriebsrat, um eine transparente und effektive Kommunikation zu gewährleisten.
  • Sozialauswahl und Kündigungen: Durchführung der Sozialauswahl, Aussprache von Kündigungen und Verhandlung von Sonderkündigungen.
  • Coaching der Führungskräfte: Unterstützung und Beratung der Führungskräfte während des Restrukturierungsprozesses.
  • Begleitung von Kündigungsschutzprozessen: Professionelle Unterstützung in rechtlichen Fragestellungen.
  • Kurzarbeit (KUG): Beantragung und Verwaltung von Kurzarbeitergeld sowie Übergang in die Transfergesellschaft.
  • Tarifvertragliche Beachtung: Einhaltung der Bestimmungen des Tarifvertrags IG Metall Baden-Württemberg und geltender Kollektivvereinbarungen.
Kontakt

Verlagerung der Mitarbeiter

  • Vorbereitung der Verlagerung: Planung und Durchführung der Verlagerung der verbleibenden Mitarbeiter zum neuen Standort
  • ERA Eingruppierungen: Anpassung und Angleichung der ERA-Eingruppierungen sowie Durchführung der Mitarbeitergespräche.

Ergebnisse

Erfolgreiche Standortschließung

1

Personalabbau: Abbau von ca. 200 Mitarbeitern innerhalb von 5 Monaten, unter Beachtung sozialer und rechtlicher Rahmenbedingungen.

    2

    Sicherstellung der HR-Prozesse: Gewährleistung aller HR-relevanten Prozesse bis zur Schließung, einschließlich der Abwicklung von Kurzarbeit.

      3

      Mitarbeitertransfer: Erfolgreiche Verlagerung der verbleibenden Mitarbeiter an den neuen Standort, unter Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse und Qualifikationen.

        Fazit

        Die Standortschließung und der damit verbundene Personalabbau wurden unter strikter Einhaltung tarifvertraglicher Bestimmungen und sozialverträglicher Praktiken erfolgreich durchgeführt. Der Transfer der verbleibenden Mitarbeiter an einen neuen Standort wurde effizient und mit Rücksicht auf die individuellen Bedürfnisse umgesetzt, wodurch die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sichergestellt wurde.

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        HR-Wissensdatenbank & Prozess-Standardisierung

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        Einführung einer HR Wissensdatenbank und Standardisierung der HR Prozesse in einer führenden Mediengruppe

        +

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        Rolle: Senior HR Consultant

        Branche:

        • Mediengruppe
        • deutscher Marktführer
        • mehr als 15.000 Mitarbeiter

        Key Facts:

        • Projektdauer 9 Monate
        • Einsatzzeiten 3 Tage die Woche

        Herausforderung

        Unternehmen

        Die Mediengruppe stand vor der Aufgabe, ihre HR-Prozesse zu strukturieren und eine zentrale Wissensdatenbank einzurichten. Die Herausforderung bestand darin, das bisher individuell bei den Mitarbeitern vorhandene HR-Wissen zu sammeln und systematisch zu dokumentieren.

        Als führende Mediengruppe in Deutschland mit etwa 15.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 6 Milliarden Euro, war es essenziell, eine effiziente und zugängliche HR-Struktur zu schaffen.

        Umsetzung

        Aufbau des HR-Prozessmanagements

        Erstellung von HR-Richtlinien und Dokumentation

        • Strukturierung von Prozessen: Entwicklung einer klaren Struktur für HR-Prozesse, einschließlich der Erstellung von Dokumentationsvorlagen und Standards.
        • Konzeption einer HR Wissensdatenbank: Aufbau der HR Wissens- und Prozessdatenbank „Persopedia“ unter Verwendung der Plattform Confluence.
        Kontakt
        • Entwicklung von Richtlinien und Checklisten: Ausarbeitung von Leitlinien für zukünftige HR-Aktivitäten, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten.
        • Dokumentation in Confluence: Systematische Erfassung und Speicherung aller relevanten HR-Prozesse und -Informationen in der Wissensdatenbank.

        Ergebnisse

        Methode

        Implementierung einer zentralen HR Wissensdatenbank

        Die Implementierung wurde unter Anwendung agiler Managementmethoden durchgeführt. Dies ermöglichte eine flexible und effiziente Gestaltung des Projekts, angepasst an die dynamischen Bedürfnisse der Organisation.

        • Aufbau in Confluence: Erfolgreiche Einrichtung einer umfassenden und nutzerfreundlichen HR Wissensdatenbank.
        • Zentralisierung des HR-Wissens: Konzentration des bisher verstreuten HR-Wissens an einem zentralen Ort.

        Dokumentation der HR Prozesse

        Fazit

        • Systematische Erfassung: Alle HR-Prozesse wurden detailliert aufgenommen und in Confluence dokumentiert.
        • Verbesserung der Zugänglichkeit und Transparenz: Erleichterter Zugriff auf HR-Informationen für alle Mitarbeiter..

        Die Einführung der HR Wissensdatenbank „Persopedia“ und die Standardisierung der HR-Prozesse sind ein bedeutender Schritt für die Mediengruppe. Diese Maßnahmen tragen nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern fördern auch eine transparente und zugängliche HR-Kultur im Unternehmen.

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