HR-Wissensdatenbank & Prozess-Standardisierung: HR-Prozesse in Confluence zentral dokumentieren
Eine HR Wissensdatenbank schafft Stabilität, wenn HR-Wissen verteilt ist und Prozesse je nach Person unterschiedlich laufen. In diesem Projekt führten wir eine Confluence Wissensdatenbank („Persopedia“) ein und standardisierten HR-Prozesse, sodass Mitarbeitende schneller Antworten finden und HR einheitlicher arbeitet.
Daten & Fakten
Rolle: Senior HR Consultant
Branche: Mediengruppe
Unternehmensgröße: > 15.000 Mitarbeitende
Projektdauer: 9 Monate
Einsatz: 3 Tage pro Woche
Ausgangslage
Viele HR-Informationen lagen dezentral vor – teilweise in Dateien, teilweise in E-Mails und häufig nur im Kopf einzelner Mitarbeitender. Dadurch kostete Einarbeitung Zeit, Rückfragen häuften sich, und Prozesse liefen nicht immer gleich ab. Genau deshalb brauchte die Organisation eine HR Knowledge Base und klare Standards.
Die Zielsetzung
Im Fokus stand eine zentrale, leicht nutzbare HR Prozessdatenbank, die Wissen bündelt und HR-Prozesse verbindlich beschreibt. Gleichzeitig sollte das Projekt ein praktikables HR-Prozessmanagement aufbauen – inklusive Vorlagen, Standards, Richtlinien und Checklisten, damit HR schnell, konsistent und nachvollziehbar arbeitet.
Vorgehen & Umsetzung
HR-Prozessmanagement aufsetzen und Standards definieren
Den Start bildete eine klare Struktur für HR-Prozesse. Dafür entwickelten wir Dokumentationsvorlagen, definierten Mindeststandards und legten fest, wie Prozesse künftig beschrieben, geprüft und aktualisiert werden.
Confluence Wissensdatenbank „Persopedia“ konzipieren und aufbauen
Anschließend konzipierten wir die HR Wissensdatenbank als zentrale Plattform in Confluence und setzten die Informationsarchitektur so auf, dass Nutzer Inhalte schnell finden. Navigation, Rollenrechte und Seitenlogik richteten wir auf typische HR-Fragen aus.
Richtlinien, Checklisten und HR-Dokumentation erstellen
Damit das System im Alltag trägt, erarbeiteten wir Richtlinien und Checklisten für zentrale HR-Aktivitäten. Danach dokumentierten wir die relevanten Prozesse systematisch in Confluence – inklusive Verantwortlichkeiten, Inputs/Outputs und klaren Prozessschritten.
Agil arbeiten und Inhalte iterativ verbessern
Das Projekt steuerten wir mit agilen Methoden, um frühes Feedback einzubauen und Inhalte laufend zu schärfen. So wuchs die Datenbank Schritt für Schritt, und gleichzeitig stieg die Akzeptanz bei den späteren Nutzern.
Ergebnisse
HR Wissensdatenbank in Confluence etabliert: „Persopedia“ ist nutzerfreundlich aufgebaut und zentral verfügbar.
HR-Prozesse dokumentiert und standardisiert: Prozesse sind nachvollziehbar beschrieben, und Mitarbeitende greifen auf einheitliche Standards zu.
Transparenz erhöht: Informationen sind leichter auffindbar, dadurch sinken Rückfragen und Einarbeitung wird effizienter.
Fazit
Eine HR Wissensdatenbank wirkt dann, wenn sie nicht nur Inhalte sammelt, sondern Prozesse wirklich standardisiert und nutzbar macht. Mit „Persopedia“ erhielt die Mediengruppe eine belastbare Grundlage für konsistente HR-Arbeit – und damit eine HR-Struktur, die auch bei Wachstum und Wechseln stabil bleibt.
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